การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จขององค์กรสมัยใหม่ แต่ความแตกต่างของบุคคลกลับเป็นอุปสรรคใหญ่ที่ทำให้การทำงานไม่ราบรื่น ล่าสุด ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาองค์กรจากญี่ปุ่นได้เผยเทคนิคการแก้ปัญหานี้อย่างเป็นระบบ
ในโลกการทำงานยุคปัจจุบัน การที่พนักงานในทีมงานเดียวกันมีความคิดเห็นไม่ตรงกัน หรือมีปัญหาในการสื่อสารเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้บ่อยครั้ง โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลากหลายคนทำงานร่วมกัน ปัญหาเหล่านี้หากไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเหมาะสม อาจส่งผลให้การทำงานติดขัด ประสิทธิภาพลดลง และในที่สุดกระทบต่อผลงานขององค์กรโดยรวม
ซึซุกิ โยะชิยุกิ ผู้เชี่ยวชาญระดับโลกเผยวิธีการแก้ปัญหา
ซึซุกิ โยะชิยุกิ (Suzuki Yoshiyuki) ประธานกรรมการบริหารบริษัท COACH A ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดอบรมโค้ชให้กับผู้บริหารระดับสูงเพื่อการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้ดีขึ้น ได้เผยแพร่เทคนิคสำคัญ 4 วิธีการที่จะช่วยเปลี่ยนการทำงานที่ไม่เข้าใจหรือไม่เข้าขากันให้กลายเป็นการทำงานที่ราบรื่น เข้าอกเข้าใจ และบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้ในที่สุด
เทคนิคเหล่านี้ได้รับการพัฒนาขึ้นจากประสบการณ์การทำงานกับผู้บริหารระดับสูงจากองค์กรชั้นนำมากมาย และได้รับการทดสอบประสิทธิภาพในสถานการณ์จริงแล้ว ทำให้เป็นแนวทางที่เชื่อถือได้สำหรับผู้นำ ผู้บริหาร หรือหัวหน้างานที่ต้องการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งในทีมงาน
เทคนิคที่ 1: ตั้งคำถามในมุมมองของอีกฝ่าย – การมองโลกผ่านมุมมองใหม่
เทคนิคแรกที่ซึซุกิแนะนำคือการเปลี่ยนจากการมองสถานการณ์จากฝั่งของตนเองไปเป็นการมองจากมุมมองของอีกฝ่าย ซึ่งเป็นสิ่งที่คนเราส่วนใหญ่มักจะละเลย เนื่องจากเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะมองทุกสิ่งทุกอย่างจากมุมมองของตนเองเป็นหลัก
วิธีการปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม
การใช้เทคนิคนี้ในทางปฏิบัติคือการตั้งคำถามเกี่ยวกับอีกฝ่ายให้มากขึ้น เพื่อให้เราสามารถมองโลกผ่านมุมมองของคนอื่นได้ ตัวอย่างเช่น หากเป็นหัวหน้าที่ต้องเรียกพนักงานมาตักเตือนเรื่องยอดขาย อาจตั้งคำถามกับตัวเองว่า “คุณคิดว่าหลังจากที่โดนสั่งเสียงแข็งให้เพิ่มยอดขาย พนักงานคนนั้นจะคิดอะไรระหว่างเดินทางไปเสนองานกับลูกค้า” หรือ “ตอนเขาเล่นกับลูกที่บ้าน เขามีสีหน้าอย่างไร”
คำถามเหล่านี้อาจฟังดูเรียบง่าย แต่กระบวนการตามหาคำตอบให้กับคำถามเหล่านี้จะทำให้ผู้ที่ถูกถามเริ่มมองเห็นสิ่งที่ตนเองกระทำต่ออีกฝ่ายได้อย่างเป็นกลางมากขึ้น และจะค้นพบจุดเริ่มต้นใหม่ๆ ในการจัดการกับสถานการณ์
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
เมื่อใช้เทคนิคนี้อย่างสม่ำเสมอ ผู้นำจะสามารถมองเห็นภาพรวมของสถานการณ์ได้ชัดเจนขึ้น เข้าใจแรงจูงใจและความรู้สึกของสมาชิกในทีม และสามารถปรับวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลได้มากขึ้น ซึซุกิแนะนำว่าหากคุณหรือลูกทีมกำลังมีความสัมพันธ์ที่ไม่ราบรื่น ขอให้ตั้งคำถามเกี่ยวกับอีกฝ่ายให้ตนเองมากๆ จนกว่าจะรู้สึกผ่อนคลาย
เทคนิคที่ 2: ศึกษานิสัยและลักษณะเฉพาะของแต่ละบุคคล
เทคนิคที่สองเน้นไปที่การทำความเข้าใจว่าแต่ละคนมีนิสัย ความชอบ และความถนัดที่แตกต่างกัน การที่จะปฏิบัติต่อทุกคนด้วยวิธีเดียวกันและหวังให้ทุกคนพึงพอใจเป็นสิ่งที่เป็นไปได้ยาก
ตัวอย่างสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง
ลองนึกภาพว่าคุณเป็นคนที่ชอบสังเกตสิ่งต่างๆ อย่างละเอียด รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งนั้นและค่อยๆ สะสมความสำเร็จไปทีละน้อย แต่หัวหน้าของคุณกลับเป็นคนที่ชอบกระตุ้นให้รีบลงมือทำและมักจะบอกว่า “อย่าเพิ่งใส่ใจรายละเอียดเล็กน้อย ทำไปก่อน” สิ่งนี้อาจทำให้คุณรู้สึกลำบากใจและไม่สบายใจ
ในทางกลับกัน หากคุณเป็นคนที่ชอบลงมือทำเพื่อให้เห็นสภาพจริงของสิ่งต่างๆ ด้วยตนเองมากกว่าที่จะวางแผนอย่างละเอียด การถูกบังคับให้รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลล่วงหน้าเป็นเวลานาน อาจทำให้คุณหมดความตื่นเต้นในการลงมือทำเช่นกัน
การปรับตัวและการเข้าใจซึ่งกันและกัน
สิ่งสำคัญที่ซึซุกิเน้นย้ำคือการรู้จักพิจารณาด้วยใจเป็นกลาง ยอมรับว่าคุณเองอาจเป็นคนชนิดที่อีกฝ่ายไม่ชอบ เช่นเดียวกับที่อีกฝ่ายเป็นคนชนิดที่คุณไม่ชอบ การเข้าใจในจุดนี้จะช่วยลดความขัดแย้งและเปิดโอกาสให้การทำงานร่วมกันเป็นไปได้
ผู้นำที่ดีต้องพิจารณาว่า “อีกฝ่ายเป็นคนประเภทใด ควรเข้าหาอย่างไร” และ “ต้องทำอย่างไรจึงจะกระตุ้นให้เขาลงมือทำสิ่งต่างๆ ด้วยความตั้งใจ” การจำไว้ว่าแต่ละคนนั้นมีนิสัย ความชอบ ความถนัดต่างกัน และการปรับการกระทำให้เหมาะสมกับแต่ละคนจะช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้นอย่างมาก
เทคนิคที่ 3: การจำแนกบุคลิกภาพออกเป็น 4 ประเภท
เพื่อให้การทำความเข้าใจบุคคลในทีมเป็นไปอย่างเป็นระบบมากขึ้น ซึซุกิได้แบ่งบุคลิกภาพของคนออกเป็น 4 ประเภทหลัก โดยใช้ลักษณะเด่นในการปฏิสัมพันธ์เป็นเกณฑ์ การเข้าใจประเภทของแต่ละคนจะช่วยให้สามารถปรับวิธีการสื่อสารและการจัดการให้เหมาะสมได้
ประเภทที่ 1: Controller (ผู้ควบคุม)
คนประเภท Controller เป็นคนที่ชอบลงมือทำและต้องการให้ทุกอย่างเป็นไปตามที่คิด พวกเขาไม่ชอบการถูกสั่ง มีลักษณะการพูดจาตรงไปตรงมาจนอาจถูกมองว่าเป็นคนก้าวร้าวหรือหยาบคาย แต่ในความเป็นจริงแล้วพวกเขามีความมุ่งมั่นสูงและต้องการเห็นผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม
สำหรับการปฏิสัมพันธ์กับคนประเภทนี้ ไม่ควรเข้าไปควบคุมหรือบังคับในรายละเอียด แต่ควรพูดคุยจากข้อสรุปหรือเป้าหมายใหญ่ และจำเป็นต้องระวังไม่ให้ใช้วิธีพูดที่รุนแรงของพวกเขามาทำให้เราเข้าใจผิดหรือขุ่นเคืองโดยไม่จำเป็น
ประเภทที่ 2: Promoter (ผู้ส่งเสริม)
คนประเภท Promoter เป็นคนที่ให้ความสำคัญกับความคิดแหวกแนวของตัวเอง ชอบทำอะไรที่สนุกสนาน ชอบพูดเรื่องตัวเอง และมักไม่ค่อยฟังผู้อื่นอย่างตั้งใจ พวกเขามีความมั่นใจในความคิดของตนเองมาก และมักมีแนวคิดที่สร้างสรรค์และน่าสนใจ
ในการทำงานกับคนประเภทนี้ ต้องระวังที่จะไม่แสดงท่าทีเชิงปฏิเสธความคิดของพวกเขา เพราะจะทำให้เขารู้สึกว่าเราไม่ยอมรับความคิดของเขา การสร้างสภาพแวดล้อมให้เขาแสดงความคิดสร้างสรรค์เฉพาะตัวจะช่วยดึงเอาความสามารถที่มีอยู่ออกมาได้เต็มที่
ประเภทที่ 3: Analyzer (ผู้วิเคราะห์)
คนประเภท Analyzer เป็นคนที่มักรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก วิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นและวางแผนอย่างรอบคอบก่อนลงมือทำ พวกเขามองสิ่งต่างๆ อย่างเป็นกลางได้ดี ชอบสะสมความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ และมีความละเอียดรอบคอบสูง
สิ่งสำคัญในการทำงานกับคนประเภทนี้คือการไม่คาดหวังความเปลี่ยนแปลงใหญ่ๆ จากพวกเขา แต่ควรปรับจังหวะการทำงานให้เข้ากับความต้องการของพวกเขาในการวิเคราะห์และวางแผน อีกทั้งพวกเขาค่อนข้างระวังในการแสดงอารมณ์ความรู้สึกของตนเอง จึงไม่ควรบังคับให้เขาเปิดเผยความรู้สึกหรือตัดสินใจแบบเร่งรีบ
ประเภทที่ 4: Supporter (ผู้สนับสนุน)
คนประเภท Supporter เป็นคนที่ชอบช่วยเหลือผู้อื่นและให้ความสำคัญกับการสร้างความสัมพันธ์ด้วยการพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกัน พวกเขาใส่ใจคนอื่น รับรู้ความรู้สึกของคนรอบข้างได้ไว และมักจะเป็นคนที่สร้างบรรยากาศที่ดีในทีมงาน
นอกจากนี้ เมื่อทำอะไรพวกเขายังต้องการคำชมอย่างมาก ผู้นำจึงต้องแสดงให้เขาเห็นว่าเราเห็นคุณค่าในสิ่งที่เขาทำ ในทางกลับกัน พวกเขามักพยายามตอบสนองความคาดหวังของผู้อื่นจนมองไม่เห็นความต้องการของตนเอง การถามว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องการจริงๆ จะช่วยให้เขาไว้วางใจและเปิดใจกับเรามากขึ้น
เทคนิคที่ 4: การระบายอารมณ์ด้วยการพูดคุย 30 นาที
เทคนิคสุดท้ายที่ซึซุกิแนะนำเป็นเทคนิคที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพสูงในการจัดการกับปัญหาอารมณ์และความรู้สึกที่ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีม
ปัญหาของการยึดติดกับอารมณ์ลบ
คนเรามักจะยึดติดกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากเกินไป หากรู้สึกว่าความสัมพันธ์กับคนบางคนไม่ราบรื่น ก็จะเอาไปจดจ่ออยู่กับคนนั้นมากเกินไป หรือเมื่อทำงานได้ไม่ราบรื่น ก็คิดเรื่องนั้นซ้ำๆ จนจมอยู่กับอารมณ์ด้านลบ
การใช้เวลาคิดถึงปัญหาเป็นสิ่งจำเป็นและสำคัญก็จริง แต่หากจดจ่ออยู่กับสิ่งใดมากเกินไป เราจะนำตัวเองไปผูกกับสิ่งนั้น จนไม่มีโอกาสมองด้านอื่นๆ ทำให้หาวิธีแก้ไขปัญหานั้นยากขึ้นไปอีก และอาจส่งผลเสียต่อสุขภาพจิตและการทำงานในระยะยาว
วิธีการปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม
วิธีหนึ่งในการดึงตัวเองให้ออกห่างจากสิ่งที่เรายังก้าวข้ามไม่ได้คือ ‘การพูดถึงสิ่งนั้น’ ให้เต็มที่อย่างเปิดใจ โดยใช้เวลาสัก 30 นาที ไม่ว่าจะเป็นการพูดกับเพื่อนร่วมงานที่เชื่อใจได้ ที่ปรึกษา หรือแม้แต่การบันทึกเสียงหรือเขียนลงในสมุดบันทึก
ผลลัพธ์ที่ได้รับ
เมื่อได้พูดถึงเรื่องนั้นหรือคนคนนั้นอย่างเต็มที่ จะทำให้ได้ระบายมุมมองและความรู้สึกของผู้พูดออกมา และจะสามารถออกห่างจากเรื่องหรือคนที่พูดถึงไปเองตามธรรมชาติ ทำให้สามารถมองความสัมพันธ์ของตนเองกับเรื่องนั้นหรือคนนั้นอย่างมีสติและเป็นกลางมากขึ้น นั่นหมายถึงการมองหาทางออกและแนวทางแก้ไขได้ง่ายขึ้นด้วยเช่นกัน
การนำเทคนิคไปใช้ในการปฏิบัติจริง
การประยุกต์ใช้เทคนิคทั้ง 4 ข้อนี้ในสถานการณ์จริงต้องใช้ความอดทนและการฝึกฝนอย่างต่อเนื่อง ผู้นำที่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลงในทีมงานควรเริ่มจากการประเมินสถานการณ์ปัจจุบันของทีม ระบุปัญหาที่เกิดขึ้น และเลือกใช้เทคนิคที่เหมาะสมกับสถานการณ์นั้นๆ
การติดตามและประเมินผล
ความสำเร็จของการใช้เทคนิคเหล่านี้จะเห็นได้จากการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมการทำงานของสมาชิกในทีม ความร่วมมือที่เพิ่มขึ้น การสื่อสารที่ดีขึ้น และผลงานที่มีคุณภาพสูงขึ้น อย่างไรก็ตาม ผู้นำต้องจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลา และต้องมีความสม่ำเสมอในการปฏิบัติ
ข้อควรระวังในการนำไปใช้
แม้ว่าเทคนิคเหล่านี้จะมีประสิทธิภาพ แต่ผู้นำต้องระวังไม่ให้การจำแนกประเภทบุคคลกลายเป็นการตีกรอบหรือกีดกันคน การใช้ความเข้าใจเกี่ยวกับบุคลิกภาพต้องเป็นไปเพื่อการสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้น ไม่ใช่เพื่อการตัดสินหรือแบ่งแยก
บทสรุป: เส้นทางสู่ทีมงานที่เข้าอกเข้าใจ
เมื่อเกิดปัญหาที่ทำให้การทำงานไม่เข้าขากัน เทคนิคทั้ง 4 ข้อที่ซึซุกิ โยะชิยุกิ แนะนำสามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้อย่างเป็นระบบ เริ่มตั้งแต่การตั้งคำถามในมุมมองของอีกฝ่ายเพื่อให้เข้าอกเข้าใจมากขึ้น การประเมินลักษณะนิสัยและการจำแนกประเภทบุคลิกภาพ การปรับการสื่อสารและการปฏิสัมพันธ์ให้เหมาะสม และการจัดการอารมณ์ด้วยการระบายอย่างเปิดใจ
ผลกระทบต่อองค์กรและสังคม
การนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้การทำงานในทีมราบรื่นขึ้น แต่ยังส่งผลให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่เข้าใจและยอมรับความแตกต่างของแต่ละบุคคล ซึ่งจะนำไปสู่การสร้างนวัตกรรม การแก้ปัญหาที่หลากหลาย และความยั่งยืนขององค์กรในระยะยาว
ข้อเสนอแนะสำหรับผู้นำ
ผู้นำที่ต้องการนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ควรเริ่มจากการฝึกฝนกับตนเองก่อน โดยการใช้เวลาสังเกตและทำความเข้าใจสมาชิกในทีม การเปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง และการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของแต่ละบุคคล
วิธีการเหล่านี้จะช่วยให้การทำงานที่ไม่ราบรื่นอันเกิดจากความแตกต่างของบุคคลสามารถดำเนินไปได้ดีขึ้น โดยเน้นไปที่ความเข้าอกเข้าใจ การไม่ยึดติดกับปัญหาหรืออารมณ์มากเกินไป และการมองหาจุดร่วมที่จะนำไปสู่ความสำเร็จร่วมกัน
ในยุคที่การทำงานเป็นทีมมีความสำคัญมากขึ้น เทคนิคเหล่านี้จึงเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับผู้นำทุกระดับที่ต้องการสร้างทีมงานที่แข็งแกร่ง เข้าใจกัน และสามารถบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้อย่างยั่งยืน การลงทุนในการพัฒนาทักษะการจัดการทีมงานเหล่านี้จะเป็นรากฐานสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรในอนาคต
